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【はじめてのテレワーク】コミュニケーションをクラウド化! Discord と Biztel 等を導入してみたへーしゃ遍歴

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こんにちは、くらもちゃうだーです

緊急事態宣言 (2020 年 4 月 7 日 – 2020 年 5 月 25 日) が発令され、出社が必要な人員を除きテレワークへとシフトしたへーしゃ。

コンタクト センターでありながら、電話窓口をクローズせざるを得なかったことを申し訳なく思いつつ、クラウド電話システム開通までの間にテレワーク環境の整備を行いました😓

目次

Discord 🎮 グループ ワーク

部署ごとにワークスペースを設け、一緒に仕事をしてみよう!という試みです。

テレワーク前は、会社の島でなかよく仕事をしていましたので、こちらの方が自然です😁

緊急事態宣言下で、誰もが不安な状況のなか、慣れないテレワークや COVID‑19 のネガティブな情報、個人チャンネルでの孤独感もあいまって人恋しくなってきた時期です😵

2020/4/16 Discord グループ ワークのテスト運用
■ 対象者: すべての部署
■ 期間: 2020/04/17 ~
■ 内容: ボイス チャンネルの利用について
・各部のワーク スペースとして利用を開始いたします。
・電話中など通話がおこなえない状況を除きます。
・仕事中はすべてのメンバーが本チャンネルに入っていることがスタンダードな状態となります。  
・詳しくはマニュアルの「テスト運用」にまとめております。
※実際の運用については、各部部長よりおって連絡させていただきます。

メンタル保全の一環として、朝礼では Discord のビデオ通話機能を利用することがルール化され、各部長にはメンバーの表情や顔色・声色を観察するというミッションも与えられました😌

特に一人暮らしのメンバーにとっては、つらい時期であったと思います😥

グループ ワークは、メンバー間の会話やちょっとした相談もすべてオープンで行われます。

鼻歌はまだ聞いたことありませんが、時には、ため息や鼻息も聞こえ、よりオフィス感が増しました😲

ヘッドセットのマイクを鼻の穴と平行にセッティングすると ”息系” は拾わないようです

いままでは、Slack で通知のうえ、話したい相手の個人ボイスチャンネルに行ったり、自分のボイスチャンネルに呼んだりする必要がありましたが、その煩わしさがなくなりました😉

Discord 🎮 ミーティング ルーム

翌週 2020/4/24 には、使用頻度の下がっていた個人ボイスチャンネル (自席) が廃止され、あらたにコーヒーベルトの名を冠した 10 室のミーティング ルームが設置されました😲

現在、ミーティングルームは、へーしゃの歴代所在地を名前にした 3 室になっています。
加えて短期集中モードで仕事に取り組む場合に入室する「もくもく」ルームも 6 つ設置されました。

 2020/4/24 Discord 🎮チャンネル工事のお知らせ
───────────────────────
Discord のチャンネルを以下のようにアップデートいたします :ロケット:
【個人ボイス チャンネル (自席) を廃止】
現在、グループ ワーク用チャンネルでの業務がスタンダードになってきており、自席チャンネルが利用機会がほとんどないことから、廃止となります。

【ミーティング ルームを作成】
新しく、以下のミーティング ルームを作成しました。

[一覧]
:アメリカ合衆国国旗:ハワイ
:ケニアの旗:ケニア
:パプアニューギニアの旗:パプアニューギニア
:ホンジュラス国旗:ホンジュラス
:コロンビアの旗:コロンビア
:グアテマラの旗:グアテマラ
:ブラジル国旗:ブラジル
:コスタリカ国旗:コスタリカ
:エチオピアの旗:エチオピア
:ジャマイカの旗:ジャマイカ

[用途]
従来、自席チャンネルを利用して話していた内容を以降はミーティング ルームをご利用ください。

・少人数での会議
・ワン・オン・ワン ミーティング
・ペア ワーク

備考
ミーティング ルームはあいていれば、どの部屋をつかっても OK です :okサイン:

「なぜ、コーヒーベルトだったのか」については、当時の専務 (現・社長) の意向となっておりますのであしからず😉

オープンなチャットや会話を推奨するへーしゃであっても、そういうわけにもいかないデリケートな話や特定の人しか関係しないプロジェクトの話などがあります。

このような話の場合は、話したい相手を誘って、すみやかに空室のミーティング ルームに移動をします💨💨💨

グループワーク中に 2 名 × 2 名で別の話が、交錯しているケースも然りですね ( ゜-゜)

クラウド PBX 📞

ステイホーム期間中の永遠とも思えるゴールデンウィークがあけた 2020/5/6 に待望のクラウドPBXBIZTEL」が開通しました🎊

へーしゃの代表電話が、ネット上に敷設された瞬間です😁

クラウド Private Branch eXchange の略で、従来オフィスに設置していた電話交換機を、ネット上に設置するサービスです。

BIZTEL ハンズオン
───────────────────────
クラウド電話システム BIZTEL のシステムが完成いたしました:クラッカー: 
コールセンター各窓口の再開に先立ちまして、来週 5/11 (月) に代表電話の再開を予定しています。
つきましては明日、全社オンライン ハンズオン (実際にさわって、使用感を確かめる会) を開催いたしますので、ご参加いただける方はぜひお集まりください。

■ 日程
2020/05/08 (金) 15:00 ~ 1 時間ほど

■ 流れ
1. 時間になりましたら、Discord の「FW」チャンネルにお集まりください。
2. 代表番号の新しい設計について解説いたします。
3. 画面共有にて、操作デモをおこないます。

< 参照マニュアル >
[8030 電話システム_BIZTEL マニュアル – Google ドキュメント]

4. 各部チャンネルに戻り、しばらくロープレをおこないます。
5. FW チャンネルに戻り、質問・意見交換などをおこないます。

さっそくハンズオンが開催され、今後、長きにわたり相棒になるであろう BIZTEL 使用感を確かめました!

問題なく通話ができることに驚き、電話機と電話線がないことに感動を覚えつつ、クライアントの皆様お待たせしました!と叫んだこと (心のなかで) を鮮明に覚えています^^v

これにてへーしゃの電話窓口クローズの可能性は、限りなく 0 に近づき、クライアントの皆様にご迷惑をおかけるすることも、ほぼなくなると思っております😂

スタッフが各地に分散していることで、障害や災害に強くなり、結果的に強力な BPO 対策となりました。

働く場所を限定させていたのは、固定電話だったんですね!😉

まとめ

足早にお送りしてきた、テレワーク化への道ですが、いかがでしたでしょうか。

へーしゃが割とスムースにテレワークに移行できた理由は下記の 3 点だと考えております。

  • 経営 TOP の理解
  • 期限の設定
  • スタッフ ファースト

もともと経営 TOP の理解はあり、期限についても、COVID‑19 が設定してくれたという幸運が重なっておりました。

いかにスタッフに寄り添うかは、性別も IT スキルも様々、かつ幅広い年齢層が在籍するへーしゃにとっては大切なファクターです。

もちろん性格にもよりますが、一般的に変化への対応は、年齢があがるにつれてゆるやかになると言われています😌

THE 抵抗感” ですね😳 (くらもちゃうだーもこちら寄りの年齢になってまいりました😅)

とてもやっかいなコイツをなくすために、実践したのが下記の 3点です。

いわゆる、あたり前のことをあたり前にやる、凡事徹底というやつです。

  • 適宜、Google フォームを使用した簡単なアンケートをおこない当事者意識を持ってもらう
  • 画像入りのマニュアルを作り、順を追って段階的に進めていく
  • Slack のヘルプチャンネルへ投稿される “IT のお困りごと” には、情シスチームが最優先で対応する

わかりやすくかみくだき、つまずき感を与えないようにすることで変化への抵抗感を最小限に抑えられたと思っております。

という意味でも、”テスト運用” や “テストケース” という名称は、警戒されずとても有効ですね。

へーしゃのケースが、テレワーク道半ばの皆様の一助になれば幸いです😉

Have a good telework !

introducing-discord-and-biztel-for-telework_featured-image

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この記事を書いた人

株式会社フロント・ワークスの取締役 CSO
兼 メディア事業部 部長のくらもちゃうだーです😎

生まれも育ちも埼玉、今後も埼玉を中心に過ごす予定です😉

細々とフットサールチームの運営を行っており 17 年目となりました。
「Pokémon GO」は、サービスインから続けてる派です!

車や投資も好きですが、現在は子育てが一番の趣味です^^v

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